ประชุมงาน online ยังไง ให้มีประสิทธิภาพ

ช่วงนี้โต๊ะทำงานที่บ้านกลับขึ้นแท่นเป็นอีกหนึ่งมุมโปรดอีกครั้ง เพราะหลายคนเริ่มกลับมา Work from home กัน (อีกแล้ว) ซึ่งถึงแม้ว่าจะมีผลการวิจัยของมหาวิทยาลัยซิดนีย์ ที่ได้ทำการศึกษาพนักงานกว่า 47,264 คน โดยพบว่า การทำงานที่บ้านช่วยส่งเสริมความสุขให้กับพนักงานได้หลายด้าน และยังทำให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น เพราะมีสมาธิจดจ่อกับการทำงานมากกว่าการทำงานที่ออฟฟิศ



แต่สำหรับการประชุมอาจไม่ใช่ เพราะมีตัวการที่จะสร้างปัญหาให้การประชุมได้มากกว่า ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของอุปกรณ์ที่ไม่พร้อม ปัญหาความแรงของสัญญาณ สิ่งรบกวนต่างๆ จากสิ่งแวดล้อมที่แตกต่างกัน และอีกสารพัดปัญหาที่จะทำให้การประชุม “ล่ม” แต่ทำยังไงได้ล่ะ ในเมื่อไม่มีทางเลือกก็ต้องโกออน...ไลน์ แต่ไหนๆ ก็เคยมีประสบการณ์แล้ว มาประชุมออนไลน์คราวนี้แบบ be like a pro กันดีกว่า

หาผู้ดำเนินการ
ขนาดเป็นการประชุมที่พร้อมหน้าพร้อมตากันในห้องประชุมยังต้องมีผู้ดำเนินการ เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น ตรงตามลำดับ หัวข้อ และวัตถุประสงค์ในการประชุม แล้วนี่เป็นการประชุมงานออนไลน์ที่ต่างคนต่างอยู่ละที่ด้วยแล้ว จะไม่ให้มีคนคอยจัดระเบียบได้ยังไง แม้ว่าการทำหน้าที่จะคล้ายกันแต่สิ่งหนึ่งที่ผู้ดำเนินการประชุมออนไลน์จะต้องมีเพิ่มเติมคือ ความเข้าใจในโปรแกรม VDO Conference ที่ใช้ เพื่อที่เมื่อถึงเวลาในการประชุมจริงๆ แล้วเกิดติดขัดขึ้นมาจะได้แก้ไขปัญหาเบื้องต้น และทำให้การประชุมรันต่อไปแบบไม่มีสะดุด

คอยสังเกตุผู้ร่วมประชุม
ในการประชุมออนไลน์ผ่านหน้าจอสี่เหลี่ยมเล็กๆ อาจทำให้เราไม่ทันสังเกตุอาการของผู้ร่วมประชุมคนอื่นๆ โดยเฉพาะถ้าเป็นการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก เพราะฉะนั้นนอกจากเนื้อหาในการประชุมที่ต้องใส่ใจแล้ว ยังต้องเพิ่มความใส่ใจให้กับผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ด้วย โดยเฉพาะผู้ดำเนินการประชุม อาจใช้วิธีเรียกชื่อถามความเห็นเป็นคนๆ ไป ส่วนผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ก็อาจแสดงความคิดเห็นในเรื่องที่เกี่ยวข้อง หาจังหวะส่งสติกเกอร์หรือส่งสัญญาณตอบรับ เพื่อแสดงว่าคุณกำลังให้ความสนใจอยู่

เลือกโลเคชั่นที่เหมาะสม
ก่อนจะเริ่มการประชุม ผู้เข้าร่วมแต่ละคนควรเลือกหาทำเลให้เหมาะสม เพื่อใช้เป็นจุดยุทธศาสตร์ (ว่าไปนั่น) โดยควรเป็นจุดที่อินเตอร์เน็ตแรง ไม่สะดุด เพราะคงไม่ดีแน่หากว่ากำลังประชุมเรื่องสำคัญ แต่คุณกลับต้องพลาดไปเพียงเพราะสัญญาณขาดหาย จะว่าไปก็คงคล้ายกับตอนกำลังดูหนังถึงจุดไคล์แมกซ์แล้วเกิดไฟดับขึ้นมาเอาดื้อๆ ดังนั้นถ้าไม่อยากพลาดช่วงเวลาสำคัญก็เล็งหาจุดที่เหมาะสมไว้ก่อนดีกว่าต้องมานั่งตามอัพเดตทีหลัง 

เสียงดังฟังชัดเจน
สำหรับการประชุมออนไลน์ เสียงถือเป็นอีกหนึ่งเรื่องที่สำคัญ เพราะการประชุมนอกสถานที่มีโอกาสที่จะเกิดเสียงภายนอกรบกวนได้ง่าย แม้ว่าจะหามุมสงบแค่ไหนแล้วก็ตาม โดยปัญหานี้สามารถป้องกันเบื้องต้นได้โดยใช้หูฟัง ตัดเสียงรบกวนภายนอกออกไปก่อน ส่วนในที่ประชุมหากยังไม่ใช่จังหวะที่ตัวเองจะพูด ก็ให้แต่ละคนปิดเสียงไมโครโฟนของตัวเอง เพราะแม้ว่าคุณจะไม่ได้ส่งเสียงอะไร แต่ก็อาจมีเสียงแวดล้อมรอบข้างเข้าไปรบกวนบรรยากาศการประชุมได้

ส่งสัญญาณก่อนออกความเห็น
เพราะเป็นการประชุมที่ต่างคนต่างอยู่กันคนละที่ จึงเป็นเรื่องยากที่จะคาดเดาได้ว่าใครจะพูดอะไร อย่างไร ตอนไหน เพราะฉะนั้นหากว่าระหว่างการประชุมแล้วคุณเกิดมีข้อสงสัย หรือต้องการจะแสดงความคิดเห็นอะไรก็ตามแต่ ให้ส่งสัญญาณให้ออกไปก่อน เพื่อให้ผู้ดำเนินการประชุมรับรู้ และจัดลำดับการพูดแสดงความคิดเห็น จะได้ไม่ต้องแย่งกันพูด และทำให้การประชุมเป็นไปอย่างเรียบร้อย ราบรื่น

เติมสีสันให้การประชุม
ลำพังแค่สถานการณ์ที่เจออยู่ ที่ทำให้ต้องมาประชุมออนไลน์กันก็สร้างความเครียดมากพออยู่แล้ว ดังนั้นหากว่ามีโอกาสได้เข้าประชุมแบบที่ไม่ทางการมากนัก หรือเป็นการประชุมกับกลุ่มเพื่อนร่วมงานที่รู้จักและสนิทสนมกันดี ก็อาจหาอะไรสนุกๆ ทำกัน เช่น คิดคอนเซ็ปต์ธีมการประชุมแต่ละครั้ง หรือสร้างแบกกราวน์เก๋ๆ มาอวดกัน ซึ่งนอกจากจะเป็นการสร้างความสนุกและผ่อนคลายบรรยากาศในการประชุมแล้ว ยังเหมือนเป็นการพบปะสังสรรค์แก้เหงาในระหว่างช่วงเวลาที่ต้อง Work from home อีกด้วย